Hvordan skal dokumenterne registreres hos virksomheden?

Hvad er registrering af dokumenter, og hvad har organisationen brug for? Lad os svare på dette spørgsmål i rækkefølge: først - "hvad", og så allerede - "for hvad".

Så denne proces er en fiksering af kvitteringen eller oprettelsen af et dokument. I løbet af det placeres et specielt indeks direkte på papiret oprettet eller modtaget af organisationen. Men det er kun halvdelen af proceduren. Anden del - indførelse af relevant information om "nybegynder" i en særlig registreringsformular. Indekset består normalt af flere dele. For det første er det et serienummer. Det kan suppleres med indekser af kunstnere, nomenklatur af sager, klassificering af modtagere og så videre. Komponenterne kan arrangeres i forskellige sekvenser. Den første kan for eksempel være tallet, så kan nomenklaturindekset og den anvendte klassifikator angives i slutningen. Men den omvendte sekvens er mulig. I øvrigt er tildelingen af specialnumre, der også indeholder brevkombinationer, karakteriseret ved registrering af bestanddele.

Det må siges, at der på virksomheden eller virksomheden skal foretages en global registrering af dokumenter. Det vil sige, at alle forretningsdokumenter, både indgående og udgående, skal registreres.

Dernæst skal det bemærkes, at registreringen af organisationens dokumenter skal opfylde følgende krav:

• Single - enhver indgående eller oprettet dokumentation optages kun en gang. Hvis vi taler om interne ordrer, så fra afdeling til afdeling rejser de med nummeret (indekset) tildelt i begyndelsen. Denne regel gælder ligeledes for officiel korrespondance og for ordrer fra svære chefer.
• Aktualitet - her menes det, at registrering af værdipapirer modtaget udefra udføres på modtagelsesdagen. Hvis vi taler om interne ordrer, instruktioner eller ordrer, kan de fastsættes på grundlag af underskrivelsen af de ansvarlige medarbejdere (maksimum - den næste dag).
• Separation - for hver type forretningspapir findes en personlig fixering (indgående, udgående, ordrer, notater, mødemøder , ordrer og så videre).
• Ensartethed - bogføring udføres altid efter de samme regler. I dette tilfælde er registreringsformularen ligegyldigt.
• Komplethed af essensen - når du indtaster data i registreringsformularen, skal du vise den maksimale information i den. Især hvad angår indholdet af enhver dokumentation.

Derudover skal fiksering af alle papirer i virksomheden udføres inden for et år (kalender).

Og nu er det tid til at besvare spørgsmålet: "Hvad for?" Registrering af dokumenter, der anvendes i organisationer, gør det muligt at løse en lang række opgaver. Lad os overveje det mest slående eksempel. Hvis i slutningen af kalenderåret at tage og analysere serienumre, så kan vi spore væksten i dokumentflowet. Disse oplysninger kan medføre lovlige krav fra sekretæren om at hæve hans løn (som en mulighed - for at øge antallet af medarbejdere i sekretariatet).