Elektroniske dokumenter mellem organisationer: hvordan fungerer det?

Elektronisk dokumenthåndtering (EDM) - en hurtig måde at dele information baseret på brugen af elektroniske dokumenter med virtuelle underskrifter. Han er for længst blevet anerkendt i de udviklede lande i verden som et effektivt redskab for den operationelle virksomhed.

hjerte

Elektroniske dokumenter mellem organisationer - en række processer til skabelse, behandling, administration, overførsel, erhvervelse, vedligeholdelse, anvendelse og destruktion af dokumenter. Alle disse processer udføres efter kontrol af integriteten og bekræftelse af modtagelsen af dokumenterne.

Regler dokumentets cirkulation mellem juridiske enheder sker ved aftale mellem parterne. Udvekslingen af oplysninger sker ved hjælp af telekommunikation faciliteter og dokumenter, der er lagret på elektroniske medier. Holdbarhed af de regnskabsoplysninger bør ikke overstige det, der er indstillet på det lovgivningsmæssige plan.

Organisationer kan kommunikere med hinanden formelle og uformelle dokumenter med underskrifter fra deltagerne. I erhvervslivet kan dette omfatte: fakturaer, aftaler, fakturaer, kontrakter, aftaler, ordrer, meddelelser, fuldmagter mv Information kan overføres i form af tekst, tabelform og grafikfiler.

Formålet med indførelsen af EDI

En forudsætning for indførelse af EDI kan være:

• reduktion af rutinearbejde;
• reduktion af tab af dokumenter;
• "Transparent" arbejde med dokumenter;
• øge ydeevnen disciplin - udlevering af dokumenterne inden for en bestemt tid, etc ...

Blandt de kvantitative mål kan identificeres på følgende måde:

• Reducere tid til at behandle dokumentet 10 gange.
• Reduktion af kontorhold i halve.

Elektroniske dokumenter mellem organisationer: Sådan fungerer det

I overensstemmelse med landets lovgivning, er elektroniske dokumenter mellem organisationer gennemført med samtykke fra begge sider. For dataudveksling, er det nødvendigt, at alle deltagere var forbundet til udstyr operatøren. Dernæst skal brugeren sende en anmodning om at tilføje til listen af modparter. Efter bekræftelse systemets deltagere kan kommunikere.

EDI-modul bliver nødt til at udføre følgende funktioner:

• Inviter modparter for at udveksle data.
• Generer en adressebog.
• Integration med regnskabs software som 1C.
• Signere og kryptere dokumenter.
• Struktur korrespondance.
• Overvåg status for bogstaverne.

Elektronisk dokument mellem organisationer udført ved hjælp af certifikater. Tilslutning til en server og godkendelse udføres gennem et personligt digitalt certifikat. Elektronisk signatur udstedes til hver bruger af systemet, der er lagret på elektroniske medier, der er beskyttet og Token PIN-kode. Brugeren skal indtaste deres login-adgangskode til personlig kontor. Først efter at det vil få adgang til deres dokumenter.

Igangsætte en proces med udveksling kan ethvert medlem af organisationen, forbundet til systemet. Før du sender et dokument til en anden part, skal den være underskrevet med elektronisk signatur. Denne operation udføres ved hjælp af "Crypto" program. Dokumentet sendes via EDI. entreprenør medarbejder modtager meddelelse om et nyt dokument. Hvis han accepterer det, han sætter også EDS. Hvis du ønsker at foretage ændringer i dokumentet, det skaber sit nye elektroniske version. Ved afslutningen af redigering, du ønsker at gemme ændringer ved hjælp af den elektroniske signatur. Dokumentet sendes derefter til de ændringer af modpartens. Hvor det er nødvendigt at foretage elektronisk matching oplysninger.

Hvis du ønsker at endnu engang at foretage ændringer, så hele proceduren gentages igen. Hvis krav til den nye version ikke er til stede, er det dokument, respekteres. Den endelige prøve anses for at være underskrevet af to elektronisk signatur. Ce dokumentversioner gemt på serveren og er til rådighed for visning. Når prøven er givet status af den nuværende, at ændre dokumentet vil ikke fungere. Frustrerede kontrakter givet status som "annulleret". Her er hvordan man laver elektroniske dokumenter mellem organisationer.

udstyr

Hvad der er behov for elektroniske dokumenter mellem organisationer? For det første skal du vælge en tjenesteudbyder og installere speciel software til at udveksle oplysninger. For det andet, med hver modpart, som organisationen har til hensigt at gennemføre e-mails, du har brug for at underskrive "Aftale om udveksling af elektroniske dokumenter."

Det er også nødvendigt at etablere EDI-server, hvorpå der kan gemme alle dokumenterne. Det kan være så kundeudstyr, og "sky" opbevaring. Adgang til data fra uden for systemet gennem anvendelse, som er installeret på udstyret organisationen. Computer interaktion med serveren sker via HTTP med valgfri SSL-kryptering 128. Aktindsigt sker kun gennem grænsefladen af ansøgningen og efter at have passeret godkendelse.

EDC projekt

procesautomation projekt kan vare fra flere måneder til flere år. Term afhænger direkte af antallet af processer, der har brug automatisering, ressource- og finansielle kapacitet i organisationen. KORT kredsløb gennemførelse EDC som følger:

• Oprettelse af en arbejdsgruppe.
• Dannelse af mål, deadlines og budget.
• Studiet af eksisterende processer.
• Udvikle et job.
• Vyrob EDI-system.
• Undertegnelsen af aftalen om gennemførelsen af SED.
• Vedtagelsen af forordningen.
• Fyldning af systemet mapper.
• uddannelse af personalet.
• Udførelse af indledende tests.
• Publikationen om gennemførelsen af SED orden.
• Videreudvikling af software og arbejde regler.
• Lanceringen af pilotprojektet.
• Fuld-skala overgang til EDI.

fejl EDI implementering

I processen med automatisering af dokumenterne bør være særlig opmærksom på de processer, hvor loven kræver tilstedeværelsen af et papir luftfartsselskab. Duplicate papirdokumenter elektronisk er umuligt. Dette forsinker betydeligt ned processen med arbejdet og forårsage en negativ holdning til automatisering i hele processen. Med henblik på gennemførelsen af en dobbelt arbejde ingen betaler.

I processen med at implementere de nye regler bør udvikles til at arbejde med dokumenter, togpersonale, og først derefter gå ind i en fuldstændig gennemførelse. Dette kan kun opnås, hvis at formidle til medarbejderne fordelene ved at bruge nye teknologier.

En anden populær fejltagelse - dårlig undersøgelse til SED krav. Hvis brugerne skal arbejde i et ikke-konfigureret systemet, så processen EDI adskiller fra den, i organisationen.

Elektroniske dokumenter mellem organisationer: fordele og ulemper

fordele:

• Reduktion at sende de originale dokumenter ved mail omkostninger.
• Spar plads til opbevaring af dokumenter. Det er alle gemt i elektronisk form.
• Let at bruge. Afsendelse af dokumentet udføres fra et enkelt sted. En hurtig søgning af et dokument, der bæres af status (sendt, modtaget og accepteret af r. D.).
• Øjeblikkelig levering. Alle oplysninger bliver sendt til modtageren i et par sekunder.
• Dokumentet kan ikke mistet op til udløbet af sin opbevaring i systemet.

ulemper:

• For at bruge produktet, skal du købe en licens, som koster penge.
• Kommuniker ofte kun mellem deltagerne i det samme system.
• Elektroniske dokumenter mellem organisationer i 1C eller ved hjælp af anden software adskiller sig fra den tidligere anvendte ordning. Med introduktionen af den nye algoritme, alle medarbejdere har spørgsmål om god forretningsskik.
• Teknisk udstyr. Før indførelsen af EDI-organisation har brug for at købe udstyr og forberede personale til at håndtere det nye system.
• EDM udføres ved hjælp af den elektroniske signatur, hvis gyldighed er 1 år. Det er nødvendigt at overvåge og straks opdatere certifikaterne. Det er også nødvendigt at kontrollere handlinger entreprenører certifikater, for at undgå problemer med afgiften.

retlige regulering

Hvad normative handlinger reguleret elektroniske dokumenter mellem organisationer? Russisk lovgivning omfatter føderale lov №63 «On elektronisk signatur", reglerne for dokumenterne i Forbundsrepublikken punktafgiftsadministrationen registreres i den rækkefølge, Finansministeriet nummer MMV-7-2 / 168. Organisationer EDI mellem ordrer på grundlag af Finansministeriet № 50N. Betingelser for primær regnskabsbilag udveksling i elektronisk format, der er foreskrevet i Forbundsrepublikken punktafgiftsadministrationen Ordrenummer MMV-7-6 / 36 @. Alle operatører i EDM procesaktiviteter bør være styret af bekendtgørelse af Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniske dokumenter mellem organisationer "VLSI" giver kunderne følgende fordele:

• Kan sende dokumenter til enhver organisation, der er registreret på det område af Den Russiske Føderation. Hvis modparten ikke er en part i "VLSI" systemet, medarbejderen blot kontakte med en repræsentant for organisationen og vil sende den til e-mail-invitation til at deltage i systemet. Umiddelbart efter bekræftelse informationsudvekslingen mellem deltagerne vil blive gennemført uden mellemled.
• Installer softwaren på en computer er ikke nødvendig. Nok til at have en aktuel version af din browser og internetadgang.
• At arbejde med dataene ikke behøver et særligt program. Hvis rapporten oprindeligt blev udarbejdet i tredjeparts software, såsom 1C, er det muligt at konfigurere integrationen med "VLSI" system.
• Den standardformular af dokumentet er ikke indstillet. Du kan sende tekst, regneark filer, billeder og så videre. D.

SKB "Kontur"

En af de første softwareudviklere i Rusland er også involveret i levering af udstyr, gennem hvilke de elektroniske dokumenter mellem organisationer. "Contour" DiaDoc udviklet et system, hvor udveksling af elektroniske dokumenter. Et træk ved systemet er, at der kan opnås adgang til de data, mens udlandet. Til dette formål har virksomheden udviklet i roamingtakster. Om ønsket mono adgangsdata gennem API.

Hvad skal du bruge?

For at tilslutte EDI, virksomhederne nødt til at købe:

• licenseret software;
• server;
• opgradere udstyr;
• togpersonale;
• tilpasse og integrere ECM til brug med interne applikationer.

Sådanne investeringer er nødt til at gennemføre for at forbinde det elektroniske dokument mellem organisationen? Inklusionen i omkostningerne ved høring af teknisk support, og softwareopdateringer SED - anden fase af investeringen. Disse omkostninger bliver nødt til at betale hver måned.

konklusion

At erstatte papirbaserede e-mail ankommer. Det handler ikke kun reducerer omkostningerne til organisationen til at gennemføre de processer, men også øger effektiviteten af virksomheden som helhed. Til EDI held fungerer, skal du klart formulere mål og implementering af systemet for at justere udstyret korrekt.