Hvad er en elektronisk dokumenthåndtering

Det faktum, at for 10 år siden forekom en undtagelse til reglerne, er nu ved at blive normen. Dette gælder for så mange områder af menneskelivet - især erhvervslivet.

Efter alt, uanset hvor hurtigt tempo fremskridt, dokumenterne var og stadig er meget vigtigt, måske endda den vigtigste del af de økonomiske og kommercielle aktiviteter, såsom store virksomheder, og private entreprenører, der ikke har selv de ansatte. Elektronisk journalføring - et begreb, der i stigende grad anvendes i alle aktivitetsområder, og ingen er overrasket.

Hvorfor? Fordi dokumenter er bogstaveligt talt skridt fastsætte hele processen med aktivitet, alle de nødvendige oplysninger til effektivt arbejde.

Dokumenter, især med deres store mængder, har længe været en form for en anstødssten og årsag til vittigheder så sjove, og ikke så.

Tab af dokumenter, tøven og fejl i deres design blev en slags en trist tradition. For at maksimalt undgå de ovennævnte problemer og at fremskynde processen dokumentoobrazovaniya, har de fleste af de store og mellemstore virksomheder været aktivt flytter til elektronisk dokumenthåndtering og elektronisk dokumenthåndtering i almindelighed.

Disse to begreber, selvom afledt fra hinanden, men alle de samme, er ikke det samme. Papirarbejde - en proces direkte dokument skabelse og tilrettelæggelse af arbejdet med ham yderligere søgning, lagring og kontrol af bevægelser.

Nemlig, processen med bevægelse er hvad der ofte kaldes et dokument fra det øjeblik af skabelsen eller kvittering papir inden udgangen af ham.

Denne samme job som det styrer den proces, der kaldes office administration.

Officielt denne terminologi lyder lidt skræmmende, men i store virksomheder er en overflod af papirdokumenter og ser til at trække en masse problemer, både store og små. Og det er det, der gør selv de mest konservative ledere til at oversætte deres papirarbejde i elektroniske skinner, der dækker hele processen "og fra".

Men det viste sig, gør det i de post-sovjetiske lande er ikke så let! I lang tid den elektroniske journalføring på den ene side - blev budt velkommen på den anden - det har ikke haft tilstrækkelig retskraft. Situationen har i høj grad lettet indførelsen af en elektronisk signatur, som er blevet en slags garanti for ægtheden og gyldigheden af dokumentet.

Tekniske vanskeligheder stadig en hel del. Startende fra software fejl og slutter med de forskellige interne politikker (især private) virksomheder. Efter alt, for en korrekt udveksling af dokumenter i elektronisk form, på denne måde, bør gå begge modparter, som i praksis ikke altid sker.

På grund af dette, og også på grund af den konservative ønske om at "gøre sikre" elektroniske dokumenter er ofte aflejret på hylderne i form af deres papirkopier. Men stadig, de bliver mindre mærkbar. Dette, sammen med automatisering af oprettelse af dokumenter og hjælpe med at kontrollere sin bevægelse, gør hele arbejdsgangen betydeligt hurtigere, hvilket betyder - effektiv. Desuden sparer plads i rummet betydeligt.