Arkivering dokumenter. Hvordan til at indgive dokumenterne?

Før han kom til den dokumentation, der kræves mest grundige bekendtskab med det store antal af nødvendige instrukser om spørgsmål af dokument- og sagsstyring. Disse normer - er komplekse og indeholder en lang række forskellige små detaljer og nuancer. Sådan hem dokumenter hjørne? Det indeholder en liste vedlagt? Kan jeg sy regnskabsbilag termoperepletnoy maskine? Begynder kontorarbejde arbejdstager har noget at smadre hans hoved.

Pushover?

Ved første øjekast, proceduren for registrering af sagen og sætte det ind i arkivet ganske enkel, men den praksis viser det modsatte. I tilfælde af overtrædelse af nogen af reglerne i institutionen i kontoret vil nægte at acceptere handel-papir, og du er nødt til at starte jobbet igen. Hvis der er opstået en sådan situation i dit liv, kan du læse vores artikel - vi vil forsøge at løse dette problem.

Hvorfor suturerede dokumenter? Er der nogen regler, hvorunder denne procedure er reguleret? Ja, og de er mange. Vi taler primært om de metodologiske anbefalinger om sagsbehandling, som blev godkendt i december 2009, rækkefølgen af statens arkiv. I den anden tur - på GOST 51.141, dedikeret til at arkivere forretning og kontor ledelse, og som indeholder alle de nødvendige definitioner og begreber. Derudover er der andre juridiske normer, hvorefter tværbundet dokumentation.

Lad os starte med låget

Hvis teatret begynder med en bøjle, så er vores procedure - ikke kun med låget. Og valget af en pap "skorpe" - en af de første opgaver i processen med "emballage" af dokumentet. Ved første øjekast, vil du ikke finde en forskel mellem de mange eksisterende sorter. Men ser man nærmere efter, du forstår, at dækslet er standard, ikke-standard, og bruges til langtidsopbevaring.

Oftest kan du møde standard omslag format 229h324 mm. Den anvendes i alle tilfælde, hvor prøven størrelse hæftede ark. Hvis dokumentet eller anden grund har en temmelig specifikke og udseende parametre, kræver et ikke-standard variation dækning. Gå til sidste sindet fortæller, at de dokumenter, hvori der lagres fra 25 år eller mere.

I henhold til loven, er sådanne dæksler fremstillet udelukkende af massivt pap på grund af betydelig arbejdsliv. Der bør træffes foranstaltninger for at bevare den korrekte dokumenttype og dets egnethed til brug efter en alvorlig periode. Dokumenter skal leveres i Rigsarkivet, gemt på et dæksel fremstillet af et materiale, såsom syrefri karton.

Lad os tale om det antal ark

Før du filen de korrekte dokumenter tråde, som alle er nødvendige for at blive tilføjet i den rigtige rækkefølge. Derefter nummerering udført med en konventionel simpel blyant. Hovedreglen er - det er nummereret lister i stedet for dokumentsider. Arabertal anbringes på hvert ark i øverste højre hjørne. Desuden er vores mærker ikke forpligtet til at "kravle" på teksten. Ved samlede antal ark gælder ikke opgørelse dokumenter.

Hvilke finesser eksisterer i nummereringen? Hvis antallet af løsblade dokumenter omfatter et brev eller noget, først optælles af en konvolut, derefter dreje - hver indlejret i hans ark. Hvis antallet af indgående enheder - over 250, lavet til at dele det op i flere bind. Og hver af dem har sin egen nummerering.

Inside arkiv forretningsdokumenter kan være til stede, som har deres egne særskilte sidetal, fx offentliggørelse af tidsskrifter. Men behandlingen af sagen i arkiverne, de opregnede af blandt andre, uden at forstyrre den almindelige orden.

Hvis en indlejret liste er en stor format, det besluttet at udvide og ciffer i øverste højre hjørne. Det skal gives fri adgang til teksten. Hvis der på nogen af pladerne indsatte fragmenter af umuligheden af deres adskillelse, er alle af denne pakke nummereret som én. I dette tilfælde er det sikker på at udarbejde en oversigt over hver af de limede stykker, som er på bagsiden eller på den ledige plads. En indikation af den indsatte dokument af sikkerhed bør være skriftligt eller i noterne til den samlede opgørelse over angivelse af navn. Oftest disse investeringer er freelance checks, udtalelser eller billeder.

Fejlrettelser og liste over dokumenter

I det tilfælde, hvor i løbet af operationen tillades nogle ikke alt for alvorlig fejl (fx sprunget parret af ark) i stedet for hele arrayet igen nummerering kan bruge bogstavbetegnelse. I dette tilfælde er tallene på de andre ark ikke ændret. Afskaffelse af sådanne fejl er kun muligt efter aftale med arkivet personale. Hvis den registrerede grov fejl, vil dokumentet nummereres igen. De gamle numre mens strege så skånsomt som muligt og lægge nye. I dette tilfælde de opdaterede nummerering igen angiveligt af sikkerhed inskription.

Uden opgørelsen har du ingen arkivering vil ikke blive accepteret. Oplysningerne i det, for navnet på dokumentet, datoen for tegning, anmærkning og direkte en tabel, der viser serienumrene på plader, hvor mange noter og (om nødvendigt). Afsluttet alle oplysninger om antallet af dokumenter i form af tal, duplikerede ord, så alle medunderskrives af Clerk med detaljer Navn

Hvordan til at indgive dokumenter tråd

Da den tværbindende procedure bør sikre, at alle de nødvendige materialer og redskaber ved hånden. Ud over deres egen virksomhed har brug for en syl, nål, pap til arkivering dokumenter og specielle tråde. Som den sidste strømpe bank Sejlgarn, svær eller proshivnymi tråd L-210. Sidste art, der anvendes til brug for kontoret oftere.

I begyndelsen af dokumentet er fjernet fra alle papirclips eller andre metalgenstande, da case-plader er glatte pæn stak. På venstre side på rumområdet er tre huller nål eller syl. Læg dem i midten af de bedste gratis plads beregnet til venstre indrykning, dvs. en afstand på omkring halvanden centimeter. Denne observation er vigtig - for ellers efter indgivelsen af dokumenter, de vil være vanskeligt at læse.

Tips til bekvemmelighed

Hvis hullerne har glatte kanter for dig afgørende, tage en hulning. Men husk, at for meget papir det "for hård". Sikre, at alle tre huller blev placeret i en højde ensartet og anbragt med en indbyrdes afstand på ca. 3 cm. Gennemsnittet af dem skulle falde på midten af siden.

For at undgå skader på omslaget og sammenbruddet af virksomheden er ofte anbefales at placere de forreste og bageste blinkende styrke pap strimler. Gennem det vil blive sprunget over gevind. Normal dens størrelse - 70 cm, men i hvert tilfælde det afhænger af tykkelsen af stakken ..

Som gennemboret hul 3

Her er indholdet af denne algoritme arkivering dokumenter. For det første er nålen føres gennem midten af hullerne, med bagsiden af afslutningen af tråden tilbage. Fulgt vdet i toppen af sine huller. Som et resultat, begge ender af stakken, der vises på omsætning syet ark. Nålen trækkes gennem bunden af hullerne og trække strengen på forsiden. Så igen udelade nålen ind i hullet i midten. Så vores tråd blev trukket gennem alle de nødvendige huller, hvorefter begge ender er fastgjort til bagsiden af dokumentet en stærk knude. Beholdt enderne en længde på ca. 5 cm.

Direkte på samlingen er limet et stykke papir med ordene fra forsikringen. Nedenfor ser vi på teknologien af sin produktion.

Dokumentet kan sys og med 4 huller. Hvordan man gør det? Proceduren er ikke kompliceret. Fire huller er udstansede lodret symmetrisk med arrangementet på en fælles akse. Forlader halen gevind på bagsiden af den første åbning, ledende masker firmware derefter binde en knude som beskrevet ovenfor. Firmware bør blive duplikeret to gange for at sikre holdbarhed og pålidelighed.

af sikkerhed for, indskrift

Den næste fase efter nummereringen og firmwaren - levering af vores forretning af sikkerhed inskription. Hvad er det? Denne mærkat størrelse 4x6 cm med teksten "hængte sammen og nummereret ark ..." (deres antal er angivet med et tal, og ord). Yderligere tilstande position medarbejderen, skal du dokumentere dato og personlige signatur. Hvis du ønsker at forsegle certificering, skal det også bemærkes. Indskriften er limet oven på knuden bundet os tips af filamenter, som i dette tilfælde skal forblive fri. Signatur udgør ved afslutningen af proceduren, når limen er tørret. Dette gøres for at forhindre det i at sprede sig. Udskrivning (hvis nogen) anbringe en del til arket del på etiketten selv.

Og først efter en aftale syet, nummereret, forseglet underskrevet og forseglet, kan den blive sendt til arkivet.

Drinking af sikkerhed inskription skal være alvorlig og opmærksomme. Det var hun - dokumentation af immunitet sagen. I tilfælde af overtrædelse af dens integritet eller dokumentere bias ikke kan accepteres kontrolorganer, eller måske hans udfordring i retten.

Hvad og hvorfor syr

Det er obligatorisk alle hæftede dokumenter, der skyldes for arkivering i arkivet eller i nogen af de kontrolorganer, som skattemyndighederne, pensionskassens og mange sådanne. Du kan ikke tage tilbage dokumenterne limet eller hæftede ved hjælp af en hæftemaskine. Som allerede bemærket, i tilfælde af manglende overensstemmelse sag er det du vil simpelthen ikke acceptere.

Sådanne procedurer er underlagt primært dokumenter, der tilhører personale og regnskab. De, der har afsluttet behandlingen af den senere år skal deponeres i arkivet i organisationen eller virksomheden. De særlige arkivinstitutioner, sagen med den tidligere juridiske opbevaringsperiode. Den bestemmes ved lov, afhængigt af den type dokument. For eksempel er mindst 75 år forpligtet til at holde notar akter, regnskabsbøger og dokumenter fra den økonomiske hensyn personale oplysninger.

Holdbarheden af konstruktionstegninger er meget mindre - kun 20 år gammel. Foto dokumentation lavet til at tage sig af 5 år. De arkivinstitutioner deponeres i tilfælde af både offentlige og private virksomheder. Opgaven for eventuelle ikke-statslige aktører - at indgå med Federal arkivers tjeneste af denne kontrakt.

Det bør erindres, at den rigtige firmware dokument har kun én medarbejder, der har denne forpligtelse præciseres i jobbeskrivelsen. I tilfælde af lav kvalitet sammensat dokument tilbyder nogle sanktioner, især i tilfælde af ændringer eller mangel på visse vigtige sider.

Lad os vende tilbage til den teknologi Binder

De ovenfor beskrevne tværbindende fremgangsmåder er egnede til både backup og skat inspektion. Men indlevering af regnskaber, opbevares i lang tid (over 10 år) bør være særlig stærk - ofte på 5 huller. Af sikkerhed inskription er lavet på en speciel silkepapir, for klart synlig mærkat under aggregatet, og der er ingen tvivl om integriteten af dokumentet.

Hvis betingelserne for kontor hulning konventionelle papirvarer Punchers, derefter, hvis det er nødvendigt, at udstede store mængder papirdokumenter (for eksempel i udskrivning) bruge professionelt udstyr i form af Boremaskiner eller en bindende maskine. Sådanne mekanismer har alvorlig effekt og kan enten være håndbetjent og udstyret med et elektrisk drev.

maskine mekanisme

Grundlaget for disse systemer eller maskiner - den klassiske metode til at bruge fjedre. Sådan bogbinding maskine er udstyret med en indretning til perforering. En anden mekanisme af dokumentet på spyddet foråret plast, hvorefter toppen og bunden af enheden tilsat pap eller plast dækker.

Fordelen ved bindende maskine er muligheden for limning meget store dokumenter. Tykkelsen af blokken kan være op til 500 sider. Og også - evnen til at slette eller supplere sider og plader allerede er bundet dokument. Ulemperne er ganske alvorlige, og kompleksiteten er ikke for høj styrke.

Hvis bogbinding maskine til arkivering dokumenter udstyret med metalfjedre, der er indstillet til et bestemt trin og udstansede huller til henholdsvis det, er papiret blokke bæres på fleksible fjederstål, som herefter bliver komprimeret og låst. Fordele ved apparatet med metalfjedre - mere præsentabel endelige form og forbedret pålidelighed i forhold til bindingen af plast fjedre. Men på samme tid til at indsætte eller fjerne arkene uden skader umulig.

Ud over fjederen, der er enheder, der opererer på princippet om binding til plastik kam, som tænderne curl. Der er også bindende for spiralen, velkendt for os på kalender, notesbøger og dagbøger. Efter stansning huller i dem viklet spiral (3-4 fik manuelt, den anden automatisk).

Fremskridt står ikke stille

Hvad er termisk bindende? Det er en moderne maskine til arkivering dokumenter, som kan være hurtigt og deres ikke-aftagelig forbindelse. Med termoperepletnyh maskine kan gennemføre et stort antal materialer, samt udarbejde individuelle kopier. Denne variant er især velegnet sendt rapporter, kontrakter og reklamemateriale.

Arbejder maskine af denne type ved brug af bindende termokoreshkov og termooblozhek har forskellige farver og størrelser. Afhængigt af antallet af ark udvalgte termooblozhka tilfælde en vis tykkelse, så alt sammen anbragt i maskinen. Den indvendige side af dækslet ende fluff lag af polymert klæbemiddel. Maskinen er forsynet med et varmeelement, hvorved polymeren smeltes og alle ark er forseglet i varmt lag.