Jobtitel, dokument: opgaver

Workflow - en vigtig del af aktiviteterne og en nødvendig del af enhver governance institutioner, organisationer, virksomheder. Forretningspapir skal være korrekt opstillet og systematisk opbevaret og optimalt navigere. Med udviklingen af økonomien øget informations- strømme og antallet af dokumenter i alle områder af menneskelig aktivitet. Derfor i dag er efterspørgslen efter forholdsvis ny profession -, dokument.

Hvem er, dokument

, Dokument - er en specialist, der beskæftiger sig med registrering og bogføring dokumentation. Luk erhverv er sekretær, arkivar degnen.

Administrative dokumenter retningslinjer bør være behørigt dokumenteret i overensstemmelse med reglerne og meddeles arbejderne, netop dem, for hvem bestille varer. Dokumenter er blevet forældede, ud af svinget. I dette tilfælde, de har brug for at blive løst i overensstemmelse med lovgivningen i gejstlig og placeres i arkivet. Alt det gør, dokument.

Pligter specialist arbejde med dokumenter kan virke kedeligt. Men det er kun ved første øjekast. Gennem hænderne på dokumentbehandling, især hvis det er for en virksomhed er ansvarlig for dokumentet, videregive alle informationsstrømme, ifølge de dokumenter, kan han overvåge arbejdet i alle afdelinger og til at forstå mekanismerne i aktivitet og udvikling af virksomheden.

I store organisationer, pligter fagfolk, der arbejder med dokumenter, som regel er delt: registrering, registrering, indgå i en elektronisk database, udførelse kontrol, opbevaring besat af forskellige mennesker og endda hele enheder.

Hvad skal vide, dokument

For at kunne forberede dokumenter, hvori oplysningerne præsenteres koncist, klart og forståeligt, bør en specialist kender formålet og formen til fremstilling af alle typer af dokumenter. At vide, hvad det ligner et juridisk bindende dokument, skal det kender det grundlæggende i loven.

Fordi i dag de fleste af de dokumenter, der er lagret i elektronisk form, og har brug for en computer udveksling af oplysninger om dokumenthåndtering specialist bør forstå softwaren. Det skal generere den elektroniske database og være i stand til at forklare den tjenstgørende det automatiske system til oprettelse, lagring og transmission af dokumenter.

Til opbevaring af dokumenter i arkivet specialist behov for at vide visse regler og tekniske specifikationer. Tildeling af dokumenter og deres privatliv, vilkår, opbevaringsbetingelser - af disse funktioner skal sortere dokumenterne i arkivet, og derefter en anden til at skabe en effektiv søgemaskine.

Ansvar dokumentbehandling

Afgifter i dokumentbehandling i anlægget omfatter

- forberedelse, registrering, opbevaring og kontrol af dokumenter;

- systematisering og dokument management software flytningsdokumenter;

- Organiseringen af en optimal informationsstrøm inden for organisationen;

- Organiseringen af oplagring og udvikling af klassificører dokumentation;

- sortering, vurdere og overførsel til arkivet dokumenter er udløbet;

- bestilling af indgående dokumenter;

- udvikling af standardformularer og dokumenter ark;

- oprettelse af databaser af dokumenter med numre de etablering registrering og indekser og elektronisk opbevaring af adresser;

- udarbejdelse af nødvendige materialer til møder, forhandlinger og møder.

Presenter, udfører dokument opgaver, i virkeligheden, er de samme, men med en større del af ansvaret, plus giver opgaver underordnede medarbejdere.

Pligter i dokumentbehandling i en uddannelsesinstitution

, Dokument i en uddannelsesinstitution har brug for at vide i tillæg til andre lovgivningsmæssige retsakter RF lov "om Education". Fordi børnehaver og skoler har begrænset personale, dokument kombinerer de opgaver og sekretæren og Clerk, og kadrer, styret af de metodologiske anbefalinger for arbejde med dokumenter i uddannelsesinstitutioner (et brev fra Undervisningsministeriet for Den Russiske Føderation for 2000/12/02 №03-51 / 64).

Pligter i dokument behandling i børnehaven, frem for alt omfatter udarbejdelse af ansættelseskontrakter med medarbejdere og registrering af personlige filer, holde regnskabsbøger børn. Det virker også med militæret regnskabs bord og gennemfører den relevante dokumentation, hvis instituttet har en stab af militærtjeneste.

, Dokument opgaver i skolen supplerer forberedelse af projekter af administrative dokumenter om flytning af tropper og registrering af personlige anliggender, afviklingen af alfabet bøger studerende og under hensyntagen til de timer pædagogisk arbejde af skolens personale, forarbejdning og design af sætte personlige anliggender af studerende i arkivet.

De højere læreanstalter er ikke kun uddannelsesmæssige aktiviteter, men også videnskabelig.

Pligter dokumentbehandling specialist i gymnasiet foretage mindst i generelle vendinger, at forstå profilen af en bestemt fakultet, fordi han var nødt til at forberede dokumenter til møder og konferencer, og føre deres registre og telefonsamtaler på vegne af dekanen.

Personlige kvaliteter specialist i dokumenthåndtering

Care - det er den vigtigste kvalitet af en specialist i at arbejde med dokumenter. Præcision, grundighed og ansvarlighed supplere listen over personlige egenskaber, der er nødvendige for at arbejde med forretningspapirer. Datafejl, overtrædelse af loven, kan tabet af dokumenterne være dyrt for virksomheden ved afslutningen af kontrakten eller personale revision.

Mængder af information, som arbejder, dokument, kræver en god hukommelse.

At arbejde i hvilket som helst område han har brug for en masse tænkning og læsefærdigheder, når de arbejder med papirer, og inden for personaleledelse - og organisatoriske færdigheder og kreativitet, og kommunikationsevner.

Formulering af de rigtige mål og arbejde med strukturen i virksomheden, de såkaldte iværksætterevner er nødvendige for at organisere, dokument workflow og den optimale klassificeringen.

Ofte i mindre virksomheder, dokument har en. Self-organisation, selvdisciplin og selvkontrol er med til at organisere den effektive arbejde.

Krav til documentologists

En solid retlig ramme for dokumentstyring kræver træning. Derfor når de ansøger om et job kræver en højere uddannelsesinstitution eksamensbevis eller specialiserede sekundær uddannelsesinstitution i feltet "af dokumenter", "Dokumentar vedligeholdelse af virksomheden." Der er også relateret specialitet "Dokumentar vedligeholdelse i loven" eller "enterprise informationssikkerhed".

Lovgivning og regler, administrative, lovgivningsmæssige og vejledninger af højere instanser vedrørende dokumentet - er de generelle krav til dokumenter, der har brug for at vide, dokument. Pligter kræver viden eller i det mindste det grundlæggende i analysemetoder, forskning, design, implementering og udvikling af dokumentationssystemer, design og drift af automatiske kontrolsystem; organisering af arkiver og Ba programmering.

Fordele og ulemper ved dokumentbehandling erhverv

Beskæftigelse alsidig dokumentbehandling. Diplom og faglig viden gør det muligt for kandidater til at arbejde i en organisation, fordi dokumentet er overalt. Dette er den største fordel af erhvervet.

Den anden fordel kan betragtes som en mulighed for at arbejde administrator, arkivar, en kontorassistent, en sekretær, kontor manager, assisterende manager, og ikke kun, dokument.

Den tredje fordel er, at på trods af den tilsyneladende rutinearbejde, dokument beliggende i centrum af informationsstrømmen i organisationen og har næsten alle sine hemmeligheder. Nogle gange er det, bortset fra den øverste ledelse, kun ejeren af disse hemmeligheder.

Erfaringer og iværksættersamfund stribe tillader det, dokument, hvis det ønskes, til at organisere deres egen virksomhed til at levere informationstjenester.

Fordelene ved faget kan også tilskrives at arbejde på kontoret under gode forhold, uanset hvilken profil virksomheden og stram tidsplan.

Ulemper erhverv i dokumentbehandling - det er den samme type og, vigtigst af alt, et stort ansvar.

Hvor kan køre, dokument

Da dokumentalister, der modtog undervisning på profilen, er i stand til at arbejde med alle typer af dokumenter (regnskab, menneskelige ressourcer, videnskab og teknologi), kan de blive kaldt i forskellige organisationer:

- myndighederne, både lokalt og nationalt;
- i institutionelle ledelsesorganer;
- i Arkiv- og Dokumentation Tjenesteydelser af teknik og design, videnskabelige forskningsinstitutioner, sundhedspleje, arkiv, bibliotek og museum, retshåndhævende myndigheder;
- i administrationen og afdelinger i kommercielle strukturer: datastyring, kontor ledelse, forvaltning af menneskelige ressourcer;
- i færd med at udvikle informationssystemer, dokumentation rådgivning, revision af informationssikkerhed.

Karriere vækst afhænger af dokumentbehandling jobbet. De store strukturer, han kan stige til business manager, i små - op assistent. Toppen af en karriere i dokumentbehandling kan betragtes som udarbejdelse af dokumenter til regeringen og præsidenten for Den Russiske Føderation.