Processtyring med identifikation af hovedfunktionerne

Processhåndtering er tilvejebragt ved opfyldelse af fire betingelser, tæt indbyrdes forbundne. Dette er planlægning, organisation, motivation og kontrol.

Så med udførelsen af planlægningsfunktionen løses de opgaver, der bestemmer forretningsenhedens mål og proceduren for medarbejderne for at nå disse mål. Planlægning som en funktion, der tager sigte på at forvalte processer, bør omfatte tre hovedaspekter:

- Evaluering af ledere af forskellige parter i organisationen (stærk og svag) inden for områder som marketing, finansiering, produktion, arbejdskraft og videnskabelig forskning. Alle aktiviteter skal fokusere på realiteten i at nå organisationens mål.

- Ved vurderingen af organisationens kapaciteter og truslen i form af konkurrence undersøges klientens solvens, gældende lovgivning, økonomiske forhold og politiske faktorer.

- Vedtagelse af en beslutning fra lederen med en specifik ansvarsfordeling mellem medarbejdere i virksomheden for at nå de fastsatte mål.

Forvaltningsmetoder har hovedet tendens til at identificere de vigtigste indsatsområder for at træffe beslutning om at sikre gennemførelsen af målene for alle medlemmer af denne forretningsenhed. Med andre ord er planlægning en af de måder, hvorpå ledelsen giver en samlet retning for medlemmerne af den pågældende organisation.

Når man overvejer en sådan funktion af ledelsesprocessen som en organisation, er det nødvendigt at præcisere følgende. At organisere betyder at skabe en struktur. Samtidig kan man bemærke eksistensen af et stort antal elementer, som skal struktureres for den optimale udførelse af organisationens opgaver og for at nå sit mål. Organisationens elementer anses for at være arbejde og mennesker.

Forretningsprocesstyring er umulig uden motivation. Med andre ord, selv med perfekt strukturerede planer og den mest perfekte organisationsstruktur, mister alt dette sin mening i mangel af egentligt arbejde. Derfor er den primære opgave med motivation opfyldelsen af medlemmerne af arbejdsorganisationen, ud fra de ansvarsområder, der er delegeret til dem og i overensstemmelse med den godkendte plan.

Og selvfølgelig vil processtyring ikke blive overvejet fuldt ud uden at udforske en sådan funktion som kontrol udøvet hos virksomheden. Forvaltningen planlægger at nå målet for en bestemt dag, måned eller år. For at undgå forekomsten af visse risici og ugunstige hændelser skal lederen af forretningsenheden rettidigt advare dem og træffe passende foranstaltninger. Årsagerne til disse risici kan være sådanne faktorer: medarbejdernes afslag på at gennemføre planlagte aktiviteter, ændringer i lovgivningen eller fremkomsten af en stærk konkurrent på markedet, hvilket væsentligt hæmmer gennemførelsen af de fastsatte mål.