Harmonisering og standardisering af dokumenter. Udvikling af forening og standardisering af dokumenter

Videnskabelige og teknologiske fremskridt og fremkomsten af mange forskellige former for ejerskab har ført til en udvidelse af handelen-økonomiske og socio-kulturelle forbindelser. Skarpt intensiveret processer i samfundet påvirkes spredning mængder af information strømme, der er nødvendige for korrekt drift af de forvaltningsenheder.

Hvad er foreningen af dokumenter

Uanset omfanget og marken: om offentlig aktivitet eller industri, uddannelse eller sundhedspleje - hånd forening og standardisering af dokumenter gradvist forsvinde i baggrunden. Siden begyndelsen af sidste århundrede ved at behandle data kodificere dem gradvist gået fra hånd til mekaniseret metode, og yderligere - til automatiseret.

Således passerede rationalisering Dokumentation. Begrebet "forening og standardisering af dokumenter" blev udtænkt i denne fase. Men i alle faser af arbejdsprocessen og forbedre data der er én og samme problem. Bring til at automatisere kaos umulig, da denne proces skal ske efter genforeningen og standardisering af dokumenter i almindelighed. Med andre ord, kun ved at arrangere det papir, kan du begynde at deres behandling og anvendelse.

Mål og målsætninger for foreningen

De vigtigste aspekter i optimeringen af den officielle administrative, økonomiske og enhver anden aktivitet er foreningen og standardisering af dokumenter. Kort forklare, hvordan dette koncept kan bringe dokumentet til en generisk skabelon, ensartet system. Denne proces har en enorm indflydelse på den umiddelbare forberedelse af nogen dokumentation. Principper for standardisering og forening af dokumenter er som følger:

1. United skrive former.
2. Indstilling ensartede krav til registrering af data, hvilket resulterer i den samme type beslutningsprocessen.
3. En betydelig reduktion i omkostningerne til den forskellige karakter af præparatet og udsmykning materialer.
4. Kompatibel række ensartede database, uanset branche og aktivitet.

Funktioner samlet workflow

Det skal forstås, at alle aktiviteter til at lede og styre en organisation, virksomhed, land, trods alt, er et system, hvor hvert element bliver den ene eller den anden funktion. Blandt dem er der generelt (eller typisk) - dem, der er iboende i aktiviteterne i enhver institution: organisatoriske, administrative, udøvende funktioner planlægning, regnskab, etc. I mellemtiden, aktiviteterne i de enkelte organisationer er iboende i de specielle funktioner. For eksempel målsætninger og mål, der er baseret på gennemførelsen af pædagogiske aktiviteter er typiske kun for emnerne for dette område.

Hvad er det system af dokumenter

Forening og standardisering dokument management system er et materiale dannet på grundlag af deres forhold ved at:

• featured forekomst;
• destination;
• industrien;
• skrive;
• krav til udarbejdelse.

Hvad er de dokumenter i et samlet system

System dokumentation kan være obschefunktsionalnoy og industri. Med hensyn til den første type, her spørgsmål skulle opstå. Ved industrien systemer omfatter dokument, der afspejler de særlige forhold i virksomheden eller organisationen. For eksempel vil standardisering og harmonisering af tolddokumenter indeholder materialer, der regulerer ved grænsekontrollen staten og krydser eksporteret procedure, importerede varer.

For så vidt angår materialer hænger sammen, og hvordan er forholdet mellem dokumenterne fra de to systemer - det funktionelle og industrien afhænger af mange faktorer. Især er deres værdi forudbestemt af karakteren af de aktiviteter i en organisation. Hertil kommer, at foreningen og standardisering af administrative dokumenter ikke altid ensbetydende med oprettelsen af bestemmelserne om organisatoriske, udøvende eller administrative aktiviteter. I mellemtiden, organisatorisk og administrativ dokumentation plan, som indeholder den grundlæggende kontrolpunkter, ledelse, samarbejde og styre arbejdet i statslige organer, virksomheder, afdelinger og embedsmænd baseret på industri og funktionelle strukturer.

De vigtigste faser i forening og standardisering

Problemer med standardisering og harmonisering af handelsdokumenter opstår ofte på grund af forsinkelser i tildelingen blokken af organisatoriske og administrative dokumentation, at der for sådanne systemer er juridisk hjælp. Gennemførelse rettidig harmonisering af kommerciel virksomhed dokumenthåndtering indebærer:

1. Inden for rammerne af ensartede former for dokumentarfilm kommer til at etablere en passende kontoplan.
2. Generel model af bygningen dokumentation er baseret på formen, som model.
3. Der lægges særlig vægt på de syntaktiske regler for byggeri dokumentation.

Forud for denne forening og standardisering af kildedokumenter blev afholdt med alle de krav til materialer i alle faser af skabelsen, påfyldning, forarbejdning og lagring. Vi anser og psykofysiologisk menneskelige evner og parametre for maskinen og teknisk udstyr.

Funktioner af oprettelsen af standarder

Det er værd at bemærke, at resultaterne af den forening processen var at bringe de mest anvendte skabeloner til fælles retlig form. Standarder udviklet til tjenester, produkter og beskæftigelse har en forklaring på det føderale lovgivende niveau. Begrebet "forening og standardisering af dokumenter" i dette tilfælde er bestemt af staten aktiviteter på fiksering af normer og specifikationer til gentagen brug på frivillig basis.

Opgaven med at skabe standarder er orden på området for produktion og øge den konkurrencemæssige kvaliteten af de produkter, tjenesteydelser eller arbejder. Standardisering og harmonisering af handelsdokumenter sigter også mod at opnå information og teknisk kompatibilitet.

Problemerne i forbindelse med foreningen af udenrigshandelen dokumentation

Desuden betyder udtrykket "standard" ikke kun betyde normative dokument indhold. Loven klart mekanisme af frivillige ikke-indgribende brug. Statslige standarder blev udskiftet ret hurtigt nationalt. Efter indførelsen af grundlæggende ændringer er fortsat kun problemet med standardisering og harmonisering af handelsdokumenter.

Særlig akut, og den dag i dag er spørgsmålet om statens standarder for processen med udarbejdelse af dokumentation for de eksporterede varer. Ifølge den fælles system, som blev vedtaget af den føderale lov "om Teknisk forskrift" dateret 01.07.2003, hvis bestemmelser er til stede i det, ikke fuldt ud opfylder kravene i standardiseret dokumentation dog fortsat anvendes i massevis i dag.

Rollen af statens udvalg for Standardization i processen med genforeningen og standardisering

Harmonisering og standardisering af dokumenter - stien til russiske stat Standard. Eventuelle all-russiske klassificører af teknisk, økonomisk, social erhverve juridisk kraft umiddelbart efter at staten registrering. Kontrol over gennemførelsen af alle krav, der indgår i de enkelte handlinger, bærer russiske stat Standard og andre organer, der er godkendt af staten inden for det udpegede jurisdiktion.

De vigtigste retninger af foreningen og standardisering af dokumenter er at indføre ensartede prøver, skabeloner, formularer. Det kan være de standarder, der kræves i forbindelse med udarbejdelsen af dokumenter til standarder for visse typer af varer og ensartet dokumentation system. Sidstnævnte er et materiale system skabt af et enkelt sæt regler og krav. Unified dokumentationssystem indeholder som regel, de nødvendige oplysninger til gennemførelse af ledelsesfunktioner i en bestemt indflydelsessfære.

Vigtigste forenet og standardiseret system i Rusland

Til dato, blandt de unified systemer skiller sig ud:

• struktur vedrørende dokumentation af organisatoriske og administrative karakter;
• Systemet styrer dokument ved et pengeinstitut;
• harmonisering og standardisering af regnskaber og bøger af regnskaberne og finansielle optegnelser af offentlige institutioner;
• sfære statistiske dokumenter;
• dokumentation ordning for arbejdskraft spørgsmål;
• standardiserede dokumenter til udenrigshandel.

Følgelig hver af de ovennævnte systemer leveret sin tilstand standard, som udvikler centrale offentlige myndigheder til at koordinere driften af en bestemt aktivitetsområde. For eksempel, Finansministeriet i Rusland er ansvarlig for at skabe former for regnskabs- og bank-dokumenter. Til gengæld Rosarchiv identificere mønstre af organisatorisk og administrativ dokumentation. Disse samme myndigheder siger detaljer af dokumenterne. Deres forening og standardisering indebærer oprettelsen af formularer, der skal anvendes i en bestemt branche.

Detaljer og former for dokumenter i standardiseringsprocessen

Detaljer i dokumentet betragter det som en obligatorisk element, uden hvilken det er umuligt at passere formaliseringen af procedurer, registrering materiale. For detaljer henvises underskrift, stempel, stempel, dato, tekst osv Naturligvis for hver type officielt dokument bruges et separat sæt detaljer. I dette tilfælde er hver af de systemer forening realiseres ved at skabe en model form af dokumenter til et af systemerne. På grundlag heraf udvikle de mest hensigtsmæssige oplysninger om alle dokumenter, der tilhører en bestemt database.

Form, som allerede nævnt, er en skabelon form af dokumentet. En sådan model for at skrive i det etablerede anvendelsesområde tager hensyn til dens størrelse, margener og indrykninger, især oprettelsen af den strukturelle gitter og de vigtigste detaljer.

Harmonisering og standardisering af dokumenter organisatoriske og administrative områder medvirker til at gøre brug af formularer i aktiviteterne i enhver institution, organ, industri- og fremstillingsvirksomheder. Gæster, der regulerede brugen af foreningen og standardisering af organisatoriske og administrative dokumentation, anvendelse på:

• forordning;
• ordrer og instruktioner;
• opløsninger;
• protokoller;
• handlinger;
• bogstaver.

Breve fast adresse administrative og organisatoriske foranstaltninger, herunder ledelse, koordinering og vedligeholdelse af:

• offentlige myndigheder i områder i Den Russiske Føderation (i listen over emner omfatter de autonome regioner og republikker, den lovgivning, der, sammen med den russiske nationale sprog installeret primært);
• virksomheder og foreninger, uanset deres form for ejerskab og organisatorisk-juridisk aktivitet.

GOST etablerer ikke kun sammensætningen af detaljerne, men kravene til deres design og fremstilling, opbevaring, anvendelse og bevaring af formularer til stede med emblem Russiske Føderation og statsvåbnet af emnerne. Anvendelse af GOST er en skematisk repræsentation af detaljer.