Klassificering og typer af dokumenter i kontorarbejde

I forskellige aktivitetsområder af enkeltpersoner og juridiske enheder anvendte dokumenter. Reglerne for behandling, opbevaring, cirkulation og brug af en del af den disciplin kaldes office administration. Hver organisation skal være en ansat, ellers vil der være teamwork. For at forstå, hvordan denne aktivitet skal vide, hvad er de forskellige typer af dokumenter i kontorarbejde, samt deres korrekte kompilering, lagring, anvendelse.

generelle oplysninger

Dokumenter kræver ordentlig design, forberedelse, opbevaring og håndtering. Ud fra de oplysninger, der er indeholdt i avisen, samt aktualiteten af beslutningen afhænger af læsefærdigheder. Hvert land har sine egne principper for papirarbejde. Tag for eksempel, RB papirarbejde: administrative dokumenter, deres typer reguleret af lovgivningen i Hviderusland. I Rusland, kan dens regler og principper for design af forretningspapirer variere.

Dokumentationen er en del af arbejdet i en virksomhed, som den definerer sine aktiviteter. Derfor papirarbejdet styres af staten gennem lovgivning. Under kontrollen især være opmærksom på de officielle papirer.

De vigtigste områder for kontor

Dette aktivitetsområde omfatter:

• korrekt og kvalitet udførelse af værdipapirer;
• tilrettelæggelsen af arbejdet med dokumenter.

Office-arbejde er særlig vigtig inden for følgende områder:

• standardisering;
• lovgivningsmæssig kontrol;
• skabelse af retsakter.

Sådan virker det

At arbejde inden for kontor kræver en vis viden og færdigheder. På grund af dette, har virksomhederne divisioner, hver ansvarlig for en specifik aktivitet.

I små virksomheder, arbejdet udføres af sekretærer, der har ansvaret for virksomhedens dokumentation. Alle typer af dokumenter degnen kontor er meget vigtig, og hver kan have brug for til enhver tid. Normalt de er gemt i sikre kabinetter. For forkert registrering på de ansvarlige personer pålægges bøder.

Hvad der er sagt i loven?

Loven præciseret behovet for at dokumentere oplysninger og giver grundlæggende definitioner. Forordningen definerer forholdet optræder med brugen af informationsteknologi. Om behovet for at dokumentere og anført i andre love.

Den russiske civile lovbog indeholder retsgrundlaget for det arbejde, juridiske enheder og rækkefølgen af sagen. Skat lister vigtige typer af skattemæssige dokumenter i kontorarbejde. På deres baggrund, føre registre over business institutioner og enkeltpersoner, overførsler gebyrer.

Prøverne lov som præsenterede dokumenter. CC har et krav om udarbejdelse af de stiftende traktater, vedtægter, fuldmagter. Normative retsakter omfatter formerne for de dokumenter, der sendes på forskellige måder - via mail, fax, via internettet.

Dokumentation på russisk

Der er almindelige typer af dokumenter og deres klassificering i papirarbejdet. Forretningspapir er som følger:

• organisatoriske og administrative: protokoller, beslutninger, regler;
• BAGGRUNDSINFORMATION: instrumenter, certifikater, telegrammer;
• privat: beskæftigelse optegnelser, udsagn, kontrakter.

Typer af dokumenter i kontorarbejde og klassificeres i overensstemmelse med de formularer. Basic - som følger:

• serigrafi;
• individ;
• typisk.

Alle former for kontorist nødvendig for en hensigtsmæssig afvikling af hele virksomheden. Det er vigtigt for dem kompetent og korrekt udfyldt. I forbindelse med udviklingen af moderne teknologi, elektronisk dokumenthåndtering opstod i dag. Typer af dokumenter i det er de samme, kun det udførte arbejde gennem forskellige programmer. Normalt bruges til dette formål edb-systemer, som lader dig udføre en række funktioner.

Elektronisk dokument workflow kaldet komponentdel, hvor skabelsen, transmission og lagring af dokumenter understøttes af netværket struktur. Dette job giver dig mulighed for at styre alle områder af produktionen.

en anden klassificering

Ifølge indholdet type dokumenter i kontorarbejde kan være simple eller komplekse. Ved oprindelse, de er opdelt i personlig og officiel. Hvis vi overveje at vedtage et sted, dokumenterne er interne og eksterne.

Dokumentation er klassificeret og lagringstid: permanent papir, dem, der er mere eller mindre end 10 år. Ifølge den omtale, de er uklassificeret og klassificeret. Dokumenter kan afvige og fiksering af udførelsesform: lyd, billede, trykt og håndskrevet og fotografisk filmmateriale.

Der er en division af papirer på presserende og ikke-presserende. Hvis du distribuerer dem i etaper, så er der udsagn, udkast, originaler, kopier. Udgøre en særskilt gren af regeringsdokumenter til formål at regulere specifikke aktivitetsområder. Autoriserede organer er ved at udvikle manualer, instruktioner, ordrer.

primære dokumenter

Den består af papir, der består af de første oplysninger modtaget i design, forskning, overvågning og andet arbejde for mennesket. De tegner aktiviteter oprettet med økonomiske spørgsmål. Disse papirer bekræfter kendsgerningerne. Disse omfatter handlinger, certifikater, fakturaer. Normalt bruges til at fylde de standardiserede formularer.

Selv om der er en almindelig form af instrumentet, er dens model skabt i virksomheden. Den skal have følgende krav:

• navn;
• registreringsdato;
• firmanavn;
• operation beskrivelse;
• måleinstrumenter;
• en liste over ansvarlige personer;
• signaturer.

Uanset hvad slags dokumenter og oplysninger i den registrering skal være tilstrækkeligt til driften af virksomheden. På grund af brud på sammenhængen i komplekset.

papirarbejde virksomheder

Baseret på ordre fra overordnede er forskellige positioner. Dette er baseret på papirarbejde. De vigtigste typer af dokumenter i virksomheden i form af individuelle og standard handlinger. Regulere anvendelsen af de første enheder, afdelinger, divisioner, der organiserer aktiviteter.

Typiske dokumenter gælder for alle afdelinger i virksomheden. Udkast til forordning bærer en performer, så arbejdet er verificeret juridiske afdeling. Hvis der er mangler i deres foreskrevet i et særskilt dokument. Den vigtigste handling på selskabets arbejde er rækkefølgen af hovedet. På sin base er reglerne for institutionen, beslutninger, der bliver truffet foranstaltninger.

typer noter

Et notat er en vigtig papir, som beskriver det faktum bud eller output. Den sendes til hovedet, hvilket giver yderligere vejledning om dokumentet.

Memo - en slags brev eller interne meddelelser i virksomheden. Det er givet i enhederne, men ikke lederskab. Papir er rettet og embedsmænd. Denne dokumentation er rapportering og informative egenskaber.

Forklarende note er et dokument, som indeholder visse stillinger, og forårsager også eventuelle overtrædelser, manglende arbejde. Vi har brug for sådanne papirer til de glatte operationer af enhver virksomhed.

instruktioner

Dokumenter kommer i 2 typer. Først bestemme rækkefølgen af udførelsen af det konkrete arbejde udført af afdelinger og embedsmænd. Instruktionerne indeholder oplysninger om rettigheder, pligter, ansvar af arbejdstagere.

Takket være denne fremgangsmåde dokumentation fremgår udføre arbejde. Instruktioner til udtrykket er permanente eller for en bestemt periode. Hvis varigheden ikke er indstillet, er revisionen udført hvert 3-5 år.

Stiftelsesfasen af dokumentet

Hvert dokument passerer:

• registrering;
• udgave;
• udførelse.

Hvis bestået alle trin, er det dokument, placeres i den mappe, hvor du bør ikke være mere end 250 ark. Hvis der er mere, anlægget er 2.

Funktioner opbevaring af papirer

Gem dokumenter på følgende regler:

• de er dannet i forskellige tilfælde - for opbevaringstiden;
• mappe skal grupperes efter år;
• bør ikke forhindre overfyldning af sagen;
• papir gemmes i kronologisk orden;
• ordrerne er gemt regulativer, instruktioner, eventuelle;
• ordrer til forskellige sager er fordelt i forskellige afdelinger.

Efter udførelsen af dokumentet sendes til virksomheden, som hjælper med at forhindre tab. Du bør ikke lægge det ud til senere, eller kan opstå i forvirringen. Så meget desto mere for tab af dokumenter giver ansvar, og det drejer sig ikke kun den enkelte, men hele virksomheden.

Klassificering af dokumenter er meget praktisk, fordi det giver dig mulighed for at føre fortegnelser uden problemer. Korrekt håndtering af papirer vil bidrage til at holde dem, og for at forhindre svigt i virksomheden. Når alt lagt ud, så at sige, på hylderne, i tilfælde af test problemer med opstår transaktioner.